1. Objeto

Este procedimiento permite ejercer los derechos de consulta, acceso, actualización, rectificación, revocación de autorización y supresión respecto de datos tratados mediante el Website, MYBMS, KEOPS BMS, KEOPS People, KEOPS i, KEOPS Attendance, KAI, ATLAS y servicios asociados.

El trámite es gratuito y no requiere iniciar sesión en las aplicaciones.

2. Personas legitimadas

Podrán presentar solicitudes los titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, y las demás personas legalmente autorizadas.

3. Derechos que pueden ejercerse

• Consulta o acceso a los datos.
• Información sobre finalidades y uso dado a los datos.
• Actualización o rectificación.
• Prueba de autorización, cuando proceda.
• Revocación total o parcial de autorizaciones.
• Supresión de información cuando legalmente corresponda.
• Supresión de fotografías o plantillas biométricas cuando proceda.
• Restricción de tratamientos no autorizados.
• Información sobre el resultado de una solicitud anterior.

4. Canal oficial

Incluya:

1. Nombre completo del titular.
2. Empresa a la que pertenece o perteneció, cuando corresponda.
3. Aplicación o servicio relacionado.
4. Tipo de solicitud.
5. Descripción clara de los datos o tratamientos afectados.
6. Correo o medio de contacto para recibir respuesta.
7. Documentos de soporte, únicamente cuando sean necesarios.

No se exige adjuntar copia de la cédula en el primer correo. Podrá solicitarse verificación adicional proporcional al riesgo. Nunca envíe contraseñas, códigos de autenticación ni información sensible innecesaria.

5. Recepción y radicación

KEOPS registrará identificador del caso, fecha, tipo de solicitud, solicitante, empresa responsable cuando corresponda, responsable interno, estado, actuaciones, respuesta y cierre.

6. Compromiso de atención

KEOPS establece como objetivo interno emitir una primera respuesta dentro de cinco (5) días hábiles. Podrá contener solución, radicación, solicitud de subsanación o información del trámite. Este objetivo no modifica los plazos máximos legales.

7. Plazos legales

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles desde su recepción; cuando no sea posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos, revocación y supresión: quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la recepción del reclamo completo; cuando no sea posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
• Reclamo incompleto: se requerirá subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción.
• Desistimiento: transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información necesaria, se entenderá desistido.
• Falta de competencia: se trasladará a quien corresponda en máximo dos (2) días hábiles y se informará al solicitante.

Recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, manteniéndola hasta la decisión.

8. Verificación de identidad

KEOPS verificará que la solicitud provenga del titular o de una persona legitimada mediante mecanismos proporcionales a la sensibilidad de los datos. No se entregará información ni se ejecutará una supresión cuando no pueda establecerse la legitimación.

9. Determinación del responsable

Cuando KEOPS sea responsable del tratamiento, evaluará y resolverá directamente. Cuando la información sea administrada por una empresa cliente, KEOPS actuará conforme a su calidad de encargado y coordinará el trámite con la organización responsable. La solicitud no será rechazada únicamente porque el titular haya contactado inicialmente a KEOPS.

10. Evaluación de revocación

Se verificará la autorización, los datos y finalidades involucrados, otras bases legales, obligaciones de conservación, posibilidad de revocación total o parcial y consecuencias operativas. Cuando corresponda, se suspenderán los tratamientos basados exclusivamente en la autorización válidamente revocada.

11. Ejecución de supresión

Cuando proceda, KEOPS o la organización responsable podrá eliminar datos, fotografías, plantillas biométricas y archivos; revocar identificadores; anonimizar irreversiblemente; o restringir registros sujetos a conservación. Las operaciones quedarán documentadas mediante evidencia suficiente.

12. Limitaciones legales

La revocación o eliminación podrá no proceder, total o parcialmente, cuando una obligación legal o contractual válida exija conservar o tratar determinada información. Se informará qué se conserva, la justificación y las restricciones aplicadas. Revocar el reconocimiento facial no implica necesariamente eliminar registros históricos de asistencia que deban conservarse.

13. Copias de seguridad

Los datos sujetos a eliminación se gestionarán conforme a los ciclos técnicos de conservación y recuperación. Cuando no sea viable eliminarlos inmediatamente de determinados respaldos, permanecerán protegidos y restringidos hasta su eliminación. La restauración no deberá reactivar indebidamente tratamientos revocados.

14. Comunicación de resultados

La respuesta final indicará número de caso, decisión, datos o tratamientos afectados, acciones ejecutadas, información que deba conservarse y su justificación, fecha de cierre y canales disponibles. Se enviará al medio de contacto verificado.

15. Protección de las solicitudes

La información recibida se utilizará exclusivamente para gestionar el ejercicio de derechos y las obligaciones relacionadas. El acceso estará limitado a personal autorizado y las evidencias se conservarán conforme a la matriz de retención aplicable.

16. Queja ante la autoridad

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, cuando corresponda, el titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Contacto

KEOPS Engineering SAS · NIT 902060594
Correo: support@keopsengineering.com
Teléfono: +57 320 228 6279
Dirección: Vereda Fagua, Sector La Caro, Autopista Norte, Proyecto Sibelius Empresarial 2, Bogotá, Cundinamarca, 110221, Colombia.