1. Objeto y aceptación

Estos términos regulan el acceso y uso del Website, aplicaciones, plataformas y servicios empresariales ofrecidos por KEOPS Engineering SAS. El acceso a servicios contratados o el uso de una función que exija aceptación implica aceptar las condiciones aplicables, sin perjuicio de los derechos irrenunciables reconocidos por la ley.

Cuando exista una propuesta, licencia, suscripción, contrato empresarial o acuerdo de servicio específico, sus condiciones complementarán estos términos y prevalecerán respecto del objeto particular acordado.

2. Naturaleza del servicio

KEOPS BMS es un ecosistema modular de gestión empresarial. KEOPS People permite administrar procesos relacionados con personas, asistencia, capacitación, evaluación, SST y nómina. KEOPS i ofrece servicios móviles de consulta y autogestión. KEOPS Attendance permite registrar eventos de asistencia mediante mecanismos habilitados.

KAI — KEOPS Artificial Intelligence y ATLAS — Advanced Technology, Learning & Automation Systems son capacidades diferenciadas de asistencia inteligente, disponibles únicamente cuando estén habilitadas y según el alcance contratado. La disponibilidad depende de versión, licencia, suscripción, permisos, modalidad y configuración.

3. Acceso y cuentas

El uso de determinadas funciones requiere autorización de la organización cliente. Los usuarios deberán utilizar los mecanismos de autenticación establecidos y proteger sus credenciales. Las organizaciones son responsables de asignar y revocar oportunamente los permisos de sus usuarios.

La descarga de una aplicación o la creación de una solicitud comercial no otorga automáticamente acceso a información empresarial, licencias, suscripciones ni productos.

4. Obligaciones de las organizaciones

• Proporcionar información legítima y actualizada.
• Configurar adecuadamente procesos y permisos.
• Cumplir la legislación laboral, tributaria y de protección de datos aplicable.
• Obtener las autorizaciones necesarias para tratar datos personales.
• Administrar los derechos de acceso de sus colaboradores.
• Revisar información y resultados antes de adoptar decisiones empresariales.
• Notificar oportunamente incidentes o accesos no autorizados.

5. Obligaciones de los usuarios

Los usuarios deberán actuar dentro de sus permisos y utilizar los servicios para fines autorizados. Se prohíbe suplantar identidades, manipular fraudulentamente registros, acceder a información ajena, eludir controles, introducir código dañino, intentar extraer secretos o interferir con el funcionamiento de los servicios.

6. Condiciones de KEOPS Attendance

Los registros de asistencia estarán asociados a la configuración autorizada de la organización. El reconocimiento facial y otros mecanismos biométricos estarán sujetos a las disposiciones sobre datos sensibles. Los usuarios no deberán utilizar medios fraudulentos para registrar asistencia propia o de terceros.

La organización responsable determinará las consecuencias laborales de los registros conforme a la legislación aplicable. KEOPS no sustituye el análisis ni el debido proceso que corresponda a la organización.

7. Dispositivos y permisos

Las aplicaciones podrán requerir cámara, ubicación, notificaciones u otras funciones del dispositivo. Cada permiso deberá corresponder a una función real y finalidad informada. El usuario y la organización deberán cumplir los requisitos técnicos y de compatibilidad aplicables.

8. Seguridad y privacidad

El tratamiento de datos se regirá por la Política integral de privacidad y los acuerdos correspondientes. KEOPS aplicará medidas proporcionales a los riesgos. Los usuarios deberán reportar accesos sospechosos o posibles vulneraciones a support@keopsengineering.com.

9. Inteligencia artificial

Las funciones de inteligencia artificial podrán ofrecer respuestas, análisis, borradores, orientación y propuestas de operaciones. Sus resultados pueden contener errores y deberán someterse a los controles humanos y de validación establecidos.

Las acciones que modifiquen registros empresariales deberán respetar permisos y mecanismos de confirmación. La IA no sustituye la responsabilidad legal, profesional o administrativa de las organizaciones y usuarios.

10. Propiedad intelectual

Los derechos sobre software, código, diseños, interfaces, marcas y componentes de KEOPS pertenecen a sus respectivos titulares. El uso autorizado no implica transferencia de propiedad intelectual. Los datos empresariales aportados por los clientes no se convierten en propiedad de KEOPS.

11. Disponibilidad, soporte y actualizaciones

KEOPS podrá realizar actualizaciones, mantenimientos y correcciones. Los compromisos específicos de disponibilidad, soporte, respaldo y recuperación se establecerán en los contratos o acuerdos correspondientes. Las actualizaciones podrán ser necesarias para mantener compatibilidad y seguridad.

12. Licenciamiento y facturación

Las condiciones económicas, licencias, suscripciones, renovaciones, impuestos y servicios complementarios se establecerán en la propuesta comercial y contrato aplicables. La instalación gratuita de una aplicación no implica gratuidad de los servicios empresariales asociados. La información general del Website no constituye por sí sola una cotización ni activa un producto.

13. Suspensión y terminación

El acceso podrá suspenderse o terminarse por causas contractuales, legales o de seguridad, conforme a los procedimientos aplicables. La terminación no implica eliminación automática de información sujeta a conservación. La devolución, exportación y disposición de datos se regirá por los acuerdos y la legislación.

14. Limitaciones de responsabilidad

KEOPS y las organizaciones clientes responderán por las obligaciones que legal y contractualmente les correspondan. Los sistemas no sustituyen verificaciones profesionales, administrativas o legales. Ninguna disposición excluirá responsabilidades que legalmente no puedan limitarse.

15. Protección de datos y ejercicio de derechos

Los titulares podrán presentar solicitudes de acceso, rectificación, revocación y supresión mediante support@keopsengineering.com. Consulte el procedimiento para ejercer sus derechos.

16. Enlaces y servicios de terceros

El Website o las aplicaciones podrán enlazar servicios de terceros. Su disponibilidad y políticas son responsabilidad de sus respectivos operadores. KEOPS no solicitará credenciales de terceros fuera de los mecanismos oficiales de autenticación.

17. Modificaciones

KEOPS podrá actualizar estos términos por cambios normativos, técnicos o comerciales. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas cuando corresponda y la versión vigente permanecerá publicada.

18. Legislación y controversias

Estos términos se regirán por la legislación colombiana, sin perjuicio de normas imperativas aplicables en otras jurisdicciones. Las controversias se tramitarán mediante los mecanismos legales y contractuales correspondientes.

19. Contacto

KEOPS Engineering SAS · NIT 902060594
Correo: support@keopsengineering.com
Teléfono: +57 320 228 6279
Dirección: Vereda Fagua, Sector La Caro, Autopista Norte, Proyecto Sibelius Empresarial 2, Bogotá, Cundinamarca, 110221, Colombia.